SIPOC | Notion

<aside> <img src="https://prod-files-secure.s3.us-west-2.amazonaws.com/bbb2a5ab-454a-49af-96f6-2840f26e2f76/5383c852-3166-4217-9aa1-31f4beebed77/PPLogo_rund.gif" alt="https://prod-files-secure.s3.us-west-2.amazonaws.com/bbb2a5ab-454a-49af-96f6-2840f26e2f76/5383c852-3166-4217-9aa1-31f4beebed77/PPLogo_rund.gif" width="40px" /> Methoden Titel

Anzahl Teilnehmer: 3 - 8 Dauer: ca. 30 - 45 min. Materialien: Flipchart, Kelbchen, Stifte

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Inhalt

Warum wenden wir diese Methode an?

Hast du schon einmal das Gefühl gehabt, dass du nur einen kleinen Teil eines größeren Prozesses verstehst? Vielleicht bist du in deinem Alltag nur für einen bestimmten Bereich verantwortlich und kennst daher nur diesen Teilaspekt. Ein SIPOC-Diagramm hilft dir, das Gesamtbild zu erfassen, ohne dabei in zu viele Details zu gehen und dich zu verwirren. Es bietet eine klare und strukturierte Übersicht über den gesamten Prozess.

Oftmals sind die Verantwortlichkeiten in organisatorischen Prozessen unklar, besonders wenn viele Schnittstellen betroffen sind. Wer ist wofür zuständig? Welche Abteilung liefert welche Eingaben? Ein SIPOC-Diagramm hilft dabei, diese Verantwortlichkeiten klar zu benennen und Missverständnisse zu vermeiden.

Durch die Identifikation der wichtigsten Elemente eines Prozesses und deren Interaktionen können Schwachstellen und Engpässe aufgedeckt werden. Das ermöglicht es dir, gezielt an Verbesserungsmöglichkeiten zu arbeiten und den Prozess effizienter zu gestalten. Stell dir vor, wie viel reibungsloser und effektiver eure Projekte verlaufen könnten, wenn jeder Beteiligte genau wüsste, wer wofür verantwortlich ist und wie die einzelnen Elemente zusammenwirken.

Indem du ein SIPOC-Diagramm erstellst, schaffst du nicht nur Klarheit und Übersichtlichkeit, sondern förderst auch die Kommunikation und das Verständnis zwischen den verschiedenen Abteilungen und Stakeholdern. Es wird zu einem effektiven Werkzeug für kontinuierliche Prozessverbesserungen und unterstützt Initiativen wie Lean Six Sigma. Also, warum nicht diese Methode anwenden und deine Projektarbeit revolutionieren?

Als Projektleiter hast du möglicherweise nichts mit dem Prozess zu tun und kennst ihn gar nicht. Hier ist der SIPOC die Methode, um einen schnellen Überblick zu gewinnen und den prinzipiellen Ablauf zu verstehen.

Was ist dies für eine Methode?

Ein SIPOC-Diagramm ist ein Werkzeug, das in der Define-Phase eines Six Sigma Projekts verwendet wird. SIPOC steht für Suppliers (Lieferanten), Inputs (Eingaben), Process (Prozess), Outputs (Ausgaben) und Customers (Kunden). Es bietet eine visuelle Darstellung des gesamten Prozesses von den Lieferanten bis zu den Kunden.

Wie wird sie angewendet?

Um ein SIPOC-Diagramm zu erstellen, folge diesen Schritten:

Definiere mit dem Team den ersten und letzten Prozessschritt, um den Prozess abzugrenzen: Bestimme den Beginn und das Ende des Prozesses, den du analysieren möchtest.
Ergänze die Prozessschritte zwischen Start und Ende: Füge nun die Prozessschritte zwischen dem Start- und Endpunkt hinzu, bis alle Prozessschritte aufgenommen sind. Wichtige Regel dabei: Ein SIPOC sollte immer minimal 5 und maximal 7 Prozessschritte beinhalten.
Gehe Zeile für Zeile durch: Bestimme für den ersten Prozessschritt dessen Inputs, dann die Lieferanten des Inputs, anschließend den Output des Prozessschrittes und deren Empfänger (Kunden). Hinweis: Der Output des vorherigen Prozessschrittes ist oft der Input für den nächsten.
Wenden wir uns den Potentialen zu: Stelle den Verantwortlichen eines Prozessschrittes die Frage, ob die bezeichneten Inputs immer genau so geliefert werden, wie er sie braucht, um einen Prozessschritt optimal durchzuführen. Diese Frage ergibt dann häufig die Potentiale, die wir mit kleinen Blitzen durchnummeriert auf dem SIPOC festhalten und auf einem separaten Poster mit Nummer aufschreiben.
Frage auch die Kunden eines Outputs: Stelle diese Frage auch den Kunden eines Outputs und gehe dann weiter mit der nächsten Zeile.

Wozu führt es?

Ein SIPOC-Diagramm führt zu einem besseren Verständnis des gesamten Prozesses und bietet Klarheit und Übersichtlichkeit. Es dient als effektives Kommunikationsmittel zwischen verschiedenen Abteilungen und Stakeholdern und unterstützt kontinuierliche Prozessverbesserungen. Durch die Identifikation von Schwachstellen und Rollen können gezielte Verbesserungsmaßnahmen eingeleitet werden.

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